Neben den Standards moderner digitaler Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systeme enthält DokuBit auch zahlreiche praxisnahe Werkzeuge für die Lösung der im Alltag anfallenden Aufgabenstellungen. Da diese Werkzeuge in enger Zusammenarbeit mit den jeweiligen Anwendern entwickelt wurden, sind sie sehr praxisorientiert und bilden die Geschäftsprozesse des Kunden genau ab. Wir zeigen Ihnen hier nur einen kleinen Auszug:

DokuBit kann auch Ihre gesamte E-Mail archivieren und verwalten. Auch diese Form der Korrespondenz wird dann zentral, für alle berechtigen Mitarbeiter zugänglich, gespeichert. Eine wichtige E-Mail liegt dann nicht mehr zusammenhanglos in einem lokalen Postfach, sondern im Zentralarchiv, genau beim entsprechenden Vorgang.

Dabei kann DokuBit die E-Mail - definierten Regeln folgend - automatisch den entsprechenden Kunden-, Lieferanten- oder Interessentenadressen zuordnen und auch den Betreff, sowie den Absender und Empfänger extrahieren.

Sobald eine E-Mail durch Ihren Mail-Client empfangen oder versendet wird, ist sie schon als ausgehende oder eingehende Korrespondenz an der richtigen Stelle im Archiv abgelegt. Ihr Mailsystem wird zusätzlich noch entlastet. Die Ablage erfolgt formatneutral und unabhängig vom eingesetzten Mailsystem.

Nutzen Sie die Fähigkeiten von DokuBit Flow für Ihre Eingangsrechnungsprüfung. Die Arbeitsbläufe sind individuell konfigurierbar. Ein Prüfungsablauf könnte z.B. wie folgt aussehen: Direkt beim Posteingang werden die Eingangsrechnungen gescannt. Die DokuBit Posterkennung gleicht OCR-Ergebisse mit vorhandenen Stammdaten ab und weist die Belege dem jeweiligen Kreditoren zu.

Anschließend werden die Kopfdaten aus den Belegen (Rechnungsnummer, Datum usw.) ausgelesen und gespeichert. Danach werden die Rechnungen an die für die Prüfung verantwortlichen Mitarbeiter verteilt. Die entsprechenden Sachbearbeiter finden die Rechnungen, für die sie zuständig sind, in ihrem persönlichen Posteingang und erhalten zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum entsprechenden Beleg. 

Der Sachbearbeiter hat nun die Aufgabe, die Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist auf Richtigkeit zu prüfen und zur Zahlung freizugeben. Um diesen Vorgang zu quittieren, setzt er einen indidividuellen, elektronischen Stempel auf die zu prüfende Rechnung (Rechnerisch und sachlich richtig, geprüft am ..., von ...).

Die Rechnung gelangt automatisch in den Posteingang des nächsten zuständigen Mitarbeiters in der Prozesskette, beispielsweise in der Kreditorenbuchhaltung. Dort können in einer Buchungsmaske die zur Kontierung erforderlich Daten eingegeben werden. Die Buchung bzw. Zahlung wird mit dem entsprechenden elektronischen Stempel quittiert.

Im Anschluß können die Buchungsdatensätze über eine Universalschnittstelle an eine Finanzbuchhaltunssoftware übergeben werden. Diese Schnittstelle und die o.g. Buchungsmaske sind frei konfigurierbar und können auf die jeweils eingesetzte Finanzbuchhaltungssoftware abgestimmt werden.

Gegenüber einer konventionellen Eingangsrechnungsprüfung bietet der Einsatz von DokuBit / DokuBit Flow folgende Vorteile:

• Es müssen keine Rechnungskopien mehr angefertigt werden.
• Das Sortieren nach Datum, Lieferanten-Nummer oder Zahlungstermin entfällt.
• Skontofristen können leichter überwacht werden.
• Die Buchhaltung muss keine separate Wiedervorlage von "kreisenden" Rechnungen führen.
• Lieferantenrechnungen sind besser auffindbar.
• Die Vorsortierung und endgültige Ablage der verbuchten Rechnungen entfällt.

Mit dem DokuBit Druckspoolkonverter werden u.A. sämtliche steuerrelevanten EDV-Belege vollautomatisch und revisionssicher archiviert. Der Druckdatenstrom wird zum einen ins revisionssichere TIFF-Format konvertiert und zum anderen auf Indexdaten (Belegnummer, Kunden-Nummer, usw.) untersucht und vollautomatisch verschlagwortet. Zusätzlich steht der gesamte Volltext der Belege zur Verfügung. Parallel zu den Einzelbelegen werden den Prüfern der Finanzbehörden die geforderten Rohdaten bereitgestellt.

Der DokuBit Druckspoolkonverter arbeitet System übergreifend und kann Spooldaten verschiedenster PPS-/ FIBU-/ ERP-Systeme verarbeiten; auch aus HOST-Systemen anderer Rechnerwelten. Alternativ kann der DokuBit Druckspoolkonverter auch direkt als virtueller Drucker angesteuert werden und steht so in jeder Windowsanwendung zur Verfügung.

Die Vorteile der digitalen Verwaltung von Personalakten und Bewerbungsunterlagen werden an folgenden Beispielen deutlich:

In Ihrem Unternehmen wird ein Außendienstmitarbeiter mit einer bestimmten Qualifikation gesucht. Der Personalleiter öffnet mit einem einzigen Mausklick alle im Unternehmen verfügbaren Personalakten. Er grenzt die Suche gezielt ein: Wohnort = Postleitzahl 3XXXX bis 4XXXXX, Qualifikation = Elektroinstallateur, Alter = 35 bis 50 Jahre. Innerhalb von Sekundenbruchteilen "liegen" alle relevanten Bewerbungen auf dem "digitalen Schreibtisch".

Sie suchen für eine Auslandstätigkeit innerhalb Ihrer Organisation einen Mitarbeiter mit folgendem Profil: Familienstand = Ledig, Fremdsprachenkenntnisse = Französisch, Qualifikation = Verfahrenstechniker. Auch hier liegen beim Einsatz von DokuBit die vollständigen Personalakten sämtlicher in Frage kommenden Kandidaten - inkl. aller Beurteilungen und Vermerke - innerhalb von Sekundenbruchteilen auf Ihrem "digitalen Schreibtisch".

Selbstverständlich können Sie auch im kompletten Volltext des Personalarchivs recherchieren, welcher Mitarbeiter/Bewerber z.B. eine Zusatzqualifikation zum "Schweißfachingenieur" hat.

Wir alle kennen das Problem. Es fehlen wichtige Fakten für eine Ausarbeitung, einen Vortrag oder eine Tagung. Sie wissen genau, dass Sie vor ein paar Wochen einen interessanten Artikel zu genau diesem Thema in einer Fachzeitschrift gelesen haben. Sie haben allerdings gerade weder den Namen der Zeitschrift und schon gar nicht die Ausgabe parat. Die Suche in Ihrem konventionellen Zeitschriftenarchiv wird zur berühmten Suche nach der Nadel im Heuhaufen.

Für den DokuBit-Anwender wird es an dieser Stelle jedoch erst interessant. Er öffnet sein digitales Zeitschriften-Archiv mit einem einzigen Mausklick und findet per Volltextsuche (Suche über den vollständigen Inhalt des gesamten Zeitschriftenbestandes) innerhalb von Sekundenbruchteilen nicht nur die gewünschten Daten, sondern noch weitere interessante Artikel zum Thema.

Ihre Eingangspost wird direkt nach dem Posteingang eingescannt. DokuBit liest aus den eingescannten Belegen mit einer intelligenten Logik den Absender aus und ordnet jedes Dokument automatisch den entsprechenden Kunden- oder Lieferantenstammdaten zu. Gleichzeitig kann jedes Dokument an den entsprechenden Sachbearbeiter z.B. im Vertrieb, in der Buchhaltung oder im Kundendienst weitergeleitet werden und landet ggf. mit Wiedervorlagedatum im elektronischen Postkorb des entsprechenden Mitarbeiters.